Por Laura Soledad Cáceres
INTRODUCCIÓN
Tal como ha sido reseñado en trabajos anteriores, el proceso tendiente a la digitalización completa del expediente judicial en la Provincia de Buenos Aires que comenzara allá por el año 2012 y que para 2018 se encontraba en etapa de plena consolidación fue objeto de importantes modificaciones durante el año 2020 donde se dictaron numerosas reglamentaciones y normas que permitieron que la prestación del servicio de justicia no se paralice durante la primera etapa de aislamiento social y posterior distanciamiento social consecuencia del COVID- 19.
Aunque dictadas como consecuencia de la situación sanitaria imperante, la finalidad y objetivo de muchas normas exceden la emergencia y forman parte de un proceso de trabajo que, en constante evolución, nos ha llevado a transformar el esquema tradicional de prestación del servicio de justicia con miras a un cambio estructural relativo a la forma y mecanismo de tramitación de causas donde el norte es obtener mayor celeridad, certeza y agilidad en los procesos.
En este marco, el dictado del AC 4013/21 y sus modificatorias viene a unificar y consolidar algunas normas dictadas desde hace varios años ya (AC 3845/17, 3886/18, entre otras), incorporando la estructura de aquellas medidas que durante el año pasado fueron implementadas en función de la emergencia y que demostraron su capacidad de mejorar el sistema vigente pero innovando además, mediante la regulación de nuevas herramientas como la notificación automática y el telegrama electrónico.
El nuevo sistema que la norma regula contempla además una etapa de participación abierta a la comunidad jurídica -vigente hasta el 14 de mayo inclusive y disponible desde la pagina: www.scba.gov.ar- que busca recibir sugerencias y observaciones que contribuyan a perfeccionar el sistema diseñado. Una vez vigente, deroga los AC 3845/17 y 3886/18 sobre notificaciones y presentaciones electrónicas.
ALGUNAS DE LAS MEDIDAS IMPLEMENTADAS DURANTE 2020
A modo de breve reseña y atendiendo a las que aún mantienen su vigencia, desde marzo de 2020 se dictaron diversas normas que introdujeron herramientas útiles para la tramitación de las causas durante la situación de emergencia sanitaria pero que sin dudas, se constituyen a futuro como parte esencial de un sistema que apunta a la total digitalización del proceso y a la mejora integral del sistema con miras a la mayor celeridad y agilidad, eliminando diversos obstáculos como ser, por ejemplo, la distancia.
Entre ellas podemos mencionar:
– la implementación de la notificación por medios electrónicos dentro del proceso para todo tipo de resoluciones como regla general,
– la utilización de la plataforma MICROSOFT TEAMS para la celebración de audiencias total o parcialmente remotas, sistema que actualmente se encuentra habilitado para la celebración de todo tipo de audiencias en el fuero laboral (conciliación, audiencia de vista de la causa, etc),
– la implementación y regulación de la firma digital en el ámbito de la Suprema Corte Provincial tanto para actos jurisdiccionales como de superintendencia (AC 3971 y 3976),
– el nuevo reglamento para escritos, resoluciones, diligencias y expedientes judiciales (AC 3975), que derogó al AC 2514 vigente desde el año 1992,
– la habilitación del servicio de comunicación a través de la MEV (Mesa de Entradas Virtual) que posibilita la realización directa de consultas por ante el organismo de interés,
– la habilitación del sistema de ingreso, recepción y posterior distribución diaria por medios electrónicos de todas las causas correspondientes a los fueros civil y comercial, de familia, laboral y contencioso administrativo,
– profundización en la firma de convenios de comunicación y cooperación con diversos organismos para agilizar todo lo relativo a: pedidos de informes, traba de medidas cautelares, notificación de demanda, entre otros,
– la implementación del sistema de Registro de Domicilios Electrónicos (AC 3389 y modif.), tanto para personas humanas como jurídicas con un sistema de consulta de dichos domicilios a través de la pagina web de la SCBA.
EL AC 4013 Y SUS MODIFICATORIAS
Si bien se encuentra en etapa de recepción de observaciones y sugerencias, los principales lineamientos de la nueva regulación son los siguientes:
(i) aprueba el nuevo «Reglamento para las presentaciones y las notificaciones por medios electrónicos» de aplicación obligatoria en todos los procesos en los rijan las normas sobre notificaciones, comunicaciones y presentaciones previstas en el CPCC unificando y realizando modificaciones sobre el régimen que fuera instaurado , básicamente, a partir de los AC 3845/17 y 3886/18,
(ii) aprueba el modelo de “Formulario de Notificación Electrónica”, utilizado para la notificación electrónica del traslado de la demanda, la intimación de pago o la citación de terceros,
(iii) establece las reglas para llevar a cabo la notificación por cédula, vigente en los casos en que no sea posible la notificación por medios electrónicos,
(iv) incorpora la posibilidad de utilizar el “telegrama electrónico” para los casos en que el destinatario de la notificación no cuente con domicilio electrónico registrado.
I.- PRESENTACIONES ELECTRÓNICAS
El nuevo acuerdo establece la obligación de efectuar todo tipo de presentación dentro de un proceso judicial en soporte digital y con firma electrónica o digital en su caso.
Si la presentación es de “mero trámite” (y la parte actúa por derecho propio), sólo requiere para su validez la firma electrónica o digital del abogado, resultando innecesario el soporte papel con firma ológrafa del patrocinado o algún tipo de ratificación.
Si la presentación no se considera de «mero trámite» -escritos enumerados en el AC 3842/17-, y siempre que la parte actúe por derecho propio (y no se encuentre alcanzado por normas que la habiliten a realizar las presentaciones en forma electrónica), el escrito deberá ser firmado ológrafamente en presencia de su letrado y es éste el que deberá ingresarlo al sistema.
Esta modalidad (subir escrito electrónico y conservar el mismo escrito en papel con firma ológrafa del patrocinado), fue incorporada durante el año 2020 dentro de las medidas adoptadas como consecuencia del ASPO vigente y las restricciones dispuestas frente a la imposibilidad de presentar las mismas en formato original.
El nuevo acuerdo regula la figura y la incorpora dentro del esquema de obligatoriedad de realizar las presentaciones en formato digital, estableciendo además, un plazo perentorio para solicitar la exhibición del original.
En estos supuestos: actuación por derecho propio y presentación que no se considera de mero tramite, el letrado deberá digitalizar el escrito firmado por la parte de forma ológrafa ante su presencia y adjuntarlo a una presentación electrónica que ingresará al sistema con su sola firma.
En cuanto a sus efectos, el ingreso del escrito con su adjunto (escrito con firma ológrafa de la parte), implica la presentación formal del mismo, la declaración jurada del abogado de que el original fue firmado por la parte en su presencia y, a su vez, la asunción de las obligaciones propias del depositario con relación al mismo.
La exhibición del original podrá ser requerida de oficio por el juzgado/tribunal o a pedido de parte, la que se ordenará mediante resolución fundada y siempre que la misma no haya sido proveída, para el caso de que la requiera el órgano judicial, o que no hayan transcurrido mas de cinco días desde que se notificó el auto que la provee, si el pedido lo formula la otra parte. Si se hubiera tornado imposible la exhibición del original y siempre que no mediare culpa del letrado depositario, se citará personalmente a la parte para que ratifique la autoría de la presentación.
A diferencia de lo que establecía la norma de emergencia (Res. 558/20), el AC 4013 y modificatorias incorpora un sistema de preclusión con relación al momento en que se puede pedir la exhibición del original. Una vez transcurrido dicho plazo, el escrito queda incorporado de forma definitiva a la causa.
Adjunción de documentos
En caso que deba presentarse documentación en el expediente, la misma será acompañada en soporte digital y como archivo adjunto a la presentación electrónica excepto que se peticione según lo establecido en el artículo 121 del CPCC.
El ingreso de la copia digital implica la adjunción formal del documento, la declaración jurada del abogado acerca de su correspondencia con los originales y, a su vez, la asunción de las obligaciones propias del depositario de la documentación original.
Con relación a la exhibición de los originales se aplica la misma formula que la de los escritos con firma ológrafa.
Los documentos cuya digitalización fuese dificultosa o imposible serán conservados en poder de la parte que los haya ofrecido o deba acompañarlos al proceso, quien asume el carácter de depositario debiendo presentarlos cuando le sea requerido.
II.- NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS
Notificación automática
Como cuestión novedosa, el acuerdo establece la notificación automática de las providencias, resoluciones y sentencias pronunciadas en procesos civiles, comerciales, laborales, de familia, contencioso administrativos y ejecuciones tributarias de todas las instancias, incluyendo aquellos que corresponden a la jurisdicción originaria de la Suprema Corte.
La automatización importa que la firma del magistrado o funcionario produce la inmediata notificación a los domicilios electrónicos que se encuentren asociados al trámite. También contempla la norma la posibilidad de dictar resolución aclaratoria inmediata para corregir de oficio y por medio de otro acto expreso, errores materiales o aclarar conceptos oscuros equivalentes al error material teniendo en cuenta que la firma de la resolución original se notifica de forma automática.
Teniendo en cuenta que este tipo de notificación se realiza a domicilios electrónicos, quedan excluidos del sistema:
– la notificación a quienes no hayan constituido domicilio electrónico en el proceso ni cuenten con un domicilio electrónico inscripto en el Registro de Domicilios Electrónicos,
– la notificación de resoluciones que deban ser notificadas por edictos, por medios de radiodifusión o televisión,
– el traslado de la demanda, la intimación de pago o la citación de terceros, la que se difiere hasta que el interesado solicite expresamente que se practique de manera automatizada, y;
– los casos en que el órgano judicial disponga, de forma justificada, la excepción.
Notificaciones ministerio legis: publicación en la MEV
La norma viene a salvar una situación que había quedado sin respuesta frente al dictado del AC 3886/18 que paulatinamente iba eliminando las actuaciones en papel, ello, con relación al principio general en materia de notificaciones consagrado por el art 133 del CPCC.
El nuevo acuerdo dispone que tanto para el caso de falta de constitución de domicilio electrónico, como para los supuestos en los que haya sido decretada y notificada la declaración de rebeldía del destinatario y siempre que no sea de aplicación el régimen del Acuerdo 3989 (notificación al domicilio electrónico registrado), las resoluciones judiciales se tendrán por notificadas los días martes y viernes, o el siguiente hábil, si este fuera feriado, mediante su publicación en la Mesa de Entradas Virtual.
Telegrama electrónico
Se incorpora el telegrama electrónico (nuevo artículo 2 bis del Acuerdo N° 3989), como nuevo medio de notificación y siempre que no se pueda utilizar el régimen de notificación electrónica.
Registro de domicilios electrónicos
En octubre de 2020 y mediante AC 3989 se creó el Registro de domicilios electrónicos del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires, incorporando una herramienta de suma utilidad que facilita la comunicación electrónica por parte de los justiciables con toda persona humana o jurídica que se encuentre inscripta dentro del sistema creado.
Los domicilios registrados son válidos para dirigir todo tipo de comunicaciones y notificaciones electrónicas (traslado de la demanda, intimación de pago en el proceso de ejecución, citación como tercero, etc), y en general, para todos aquellos casos en los que la notificación deba realizarse en el domicilio real.
Dichos domicilios podrán además emplearse para el diligenciamiento de oficios y quien se inscriba podrá registrar mas de un domicilio electrónico y determinar su alcance para uno o más departamentos judiciales. También se pueden inscribir diversos domicilios con el fin de recibir de manera diferenciada las comunicaciones (oficios – traslados).
La consulta sobre los sujetos inscriptos se puede realizar desde la pagina web de la SCBA y el sistema se encuentra habilitado desde el 1 de abril de 2021.
Por ultimo, es importante destacar que si dentro de un proceso se hubiera constituido domicilio electrónico este prevalece por sobre el domicilio electrónico registrado.
III.- CEDULAS Y MANDAMIENTOS: AC 3397/08 y AC 4413 según AC 4016
Para los casos en que la notificación se efectiviza por cedula papel rigen las previsiones del AC 3397/08 con la salvedad que el interesado deberá generar el instrumento de forma electrónica, rubricarlo con su firma digital o electrónica e ingresarlo en el sistema de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas por ante el organismo donde tramita la causa para su confronte. Si la resolución que se notifica ordena adjuntar copias, las mismas deberán adunarse en soporte digital al instrumento y ser legibles.
Fuera de los casos en que el instrumento sea observado, los funcionarios o agentes designados por el organismo remitirán la cedula por medio electrónico a la oficina de notificaciones y mandamientos, juzgado de paz u oficial Ad Hoc según corresponda, quienes deberán imprimir los instrumentos (sin los archivos adjuntos), para su diligenciamiento.
El informe de la diligencia será remitido al órgano judicial interviniente mediante presentación electrónica en la causa respectiva.
El destinatario de la cedula podrá verificar la autenticidad e integridad del documento y, en su caso, tomar conocimiento de la documentación digital adjunta, accediendo al subsitio web habilitado por la SCBA e ingresando manualmente el código verificador o bien escaneando el código QR a través de un dispositivo móvil.
En estos casos, el sistema genera de forma automática una leyenda al pie del instrumento que indica al destinatario que el documento fue suscripto con firma digital o electrónica y las instrucciones para verificar su autoría e integridad y acceder a la documentación adjunta.
Las disposiciones relativas a las cedulas se aplican, según lo normado por el Anexo III del Acuerdo 4013 y modificatorias, a los mandamientos.
VI.- OFICIOS
El sistema regulado para la confección, confronte, firma y diligenciamiento de oficios también ha receptado la experiencia adquirida como consecuencia de las medidas adoptadas durante el ASPO.
Como punto de partida, los oficios deben ser confeccionados y firmados en forma digital /electrónica por el interesado y remitidos al organismo para su confronte.
Si la oficiada tiene domicilio electrónico inscripto en el régimen de domicilios electrónicos el instrumento, una vez confrontado y firmado por quien corresponda, es remitido a la dicho domicilio.
Si la oficiada no tiene domicilio electrónico inscripto, una vez confrontado el instrumento, adicionándole la firma digital del funcionario y/o magistrado cuando fuera necesario, es enviado al domicilio electrónico del interesado para que éste lo diligencie.
En este ultimo supuesto, el sistema informático generará en forma automática un código verificador y un código QR que se insertará al pie del oficio judicial, una leyenda que indique que el documento fue suscripto con firma digital y las instrucciones para verificar su autoría, su integridad y para acceder a los archivos adjuntos.
CONCLUSION
El Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires inició un profundo cambio estructural mucho antes de la pandemia por COVID-19 y todas las medidas adoptadas han posibilitado que la tramitación de causas no se paralice en época de emergencia.
Las normas mencionadas en el presente vienen a brindar coherencia y unificar criterios con relación a los planteos que se generaron por la implementación de los acuerdos que deroga (AC 3845 y 3886), incorporando también, nuevas herramientas que tienden a posibilitar una gestión ágil del proceso todo ello, con miras a una eficaz prestación del servicio de justicia.