ZORAIDA MALVICINO
- DEBER DEL EMPLEADOR DE LLEVAR LIBROS LABORALES.
- EL PROCEDIMIENTO DE RUBRICA DE DOCUMENTACION LABORAL QUE APLICA EL MINISTERIO DE TRABAJO DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES.
- PRINCIPALES CAMBIOS EN LA RUBRICACION.
- DEBER DEL EMPLEADOR DE LLEVAR LIBROS LABORALES.
Este trabajo pretende transmitir a los profesionales, especialmente quienes trabajan asesorando empresas como contadores públicos, licenciados en recursos humanos, abogados, algunas ideas generales y practicas sobre el procedimiento de rubricar en jurisdicción del Ministerio de Trabajo de la Provincia de Buenos Aires.
Entre las principales funciones del mencionado Ministerio, en su misión de diseñar, elaborar y administrar las políticas públicas del trabajo, empleo, promoción del trabajo digno y fiscalización en orden al fiel cumplimiento de la normativa nacional e internacional en la materia, se encuentra la de controlar la documentación laboral de los empleadores.
La rubricación de documentación laboral constituye un deber de todo empleador, conforme establece el artículo 52 de la LCT al disponer que el empleador está obligado a llevar un libro especial, registrado y rubricado que debe estar en el lugar de trabajo.
El referido libro especial puede ser un libro o un conjunto de hojas visadas o rubricadas por el Ministerio de Trabajo en el que se deben anotar los datos para identificar a la parte empleadora y trabajadora y todos los datos que permiten la identificación de la relación de trabajo de que se trate.
En materia de rúbrica se aplica normativa nacional o provincial según la ubicación del domicilio empresarial; en el caso especifico de la provincia de Buenos Aires, el procedimiento se rige por las leyes 10.149 y 10.490, por la Resolución MT Bs. As 261/2010, por la Resolución 230/2022, entre otras.
- EL PROCEDIMIENTO DE RUBRICA DE DOCUMENTACION LABORAL QUE APLICA EL MINISTERIO DE TRABAJO DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES.
A continuación, se darán algunas ideas generales y practicas sobre el procedimiento de rubrica de documentación laboral que se aplica exclusivamente en el ámbito de la provincia de Buenos Aires.
A partir del 4 de julio de 2022, todas las empresas que operan dentro de la orbita del Ministerio de Trabajo provincial deberán conformar un domicilio digital.
- ¿Qué es un domicilio digital?
Es un domicilio virtual, gratuito, seguro y obligatorio, constituido por los empleadores a través de sus representantes, para la recepción de comunicaciones de los distintos organismos provinciales con la finalidad de que los mismos sean fehacientemente notificados.
- ¿Qué tipo de avisos se reciben en el domicilio digital?
Intimaciones: Son aquellos avisos a través de los cuales se exige el cumplimiento de una determinada obligación, previo al vencimiento del plazo que allí se estipule.
Notificaciones: Son aquellos avisos que informan el contenido de actos administrativos, providencias interlocutorias o tramites que deben ser notificados con el propósito de producir sus efectos jurídicos y facultar el ejercicio de derechos.
Comunicaciones: Son aquellos avisos a través de los cuales se transmite determinada información de carácter institucional sin instar al cumplimiento de una actividad en un plazo especifico.
- ¿Dónde la empresa debe rubricar?
Depende del domicilio legal del empleador:
Si su domicilio legal esta en CABA y la mayoría de sus trabajadores cumple tareas en esa ciudad, se rubrica en CABA.
Si su domicilio legal está en CABA, pero la mayoría de los trabajadores cumplen tareas en un establecimiento de la provincia de Buenos Aires, se debe dar el alta para rubricar en la Delegación Regional que corresponda al Establecimiento donde prestan servicios la mayor cantidad de trabajadores (San Isidro, Morón, Lanús, etc).
- ¿Qué significa empadronar?
Significa dar el alta en el Ministerio de Trabajo, también llamado “ACTUALIZACION DE DATOS DE EMPRESA”.
El primer paso consiste en ingresar en la página www.trabajo.gba.gob.ar, “gestiones en línea”, y “registro de usuarios y empresas”, y se completa el formulario que allí se indica y se graba.
Por razones de brevedad, se informa que, en el formulario adjunto, señalado como Anexo II, figuran los requisitos que se deben cumplimentar, el mismo se escanea en formato PDF y el archivo se presenta de manera presencial o vía mail al área de rubricas del Ministerio, a la Delegación Regional que corresponda.
- ¿Qué significa centralización de rubrica?
Si el domicilio esta en provincia de Buenos Aires la centralización se hace en la Delegación Regional donde se tiene la mayoría de los trabajadores.
Si el domicilio esta en otra jurisdicción, pero la mayoría de los trabajadores operan en la provincia (por ejemplo, en San Isidro) la centralización corresponde la Delegación San Isidro. Se ingresa en la página www.trabajo.gba.gob.ar, se abona la tasa retributiva y desde ahí se baja el formulario solicitando la centralización.
El formulario de centralización tiene una serie de requisitos para cumplimentar y enviar al área de rubricas. Se adjunta un modelo de dicho formulario identificado como III.
Completado el formulario se envía a la Delegación Regional correspondiente y la Delegación lo manda al área de rubricas en la sede central ubicada en la ciudad de La Plata.
Si la empresa cumplió con todos los requisitos que se le pide en el sistema de rubricas, el Ministerio confecciona la disposición pertinente aprobando la centralización, y la Delegación Regional es la encargada de notificar la aprobación y registro de la documentación laboral al interesado.
Si la empresa rubrica en CABA u en otra jurisdicción provincial, debe presentar en la Delegación correspondiente al lugar donde prestan servicio los trabajadores, el comprobante de centralización.
Una vez cumplida con la etapa de la centralización, la empresa decide que modalidad de rubrica utilizara.
- ¿Cuántas modalidades existen en materia de rubrica?
Existen tres modalidades: libro manual, libro copiativo y hojas móviles.
El libro manual procede cuando la empleadora tiene pocos empleados y la empresa debe llevar el libro al Ministerio y cumplir los requisitos que se indican en el sistema. Ese libro se compra en las librerías comerciales especializadas.
Una vez presentado el libro manual, en el proceso interno del Ministerio, se recibe el libro con los requisitos cumplidos, y se procede a confeccionar una caratula y se procesa la Disposición que firma el delegado Regional.
En cuanto a las libretas de choferes de colectivos se sigue el mismo proceso del libro manual. La empresa debe llevar las libretas al Ministerio y luego se las retira una vez cumplido el procedimiento citado.
El libro copiativo también debe comprarse en las librerías comerciales especializadas, a diferencia del anterior este libro está en blanco.
Las hojas móviles tienen los mismos requisitos que el libro copiativo en cuanto a cumplir con la etapa de “Aprobación o autorización del sistema”.
- ¿En qué consiste la llamada aprobación o autorización del sistema?
En el caso de los libros manual, copiativo, y hojas moviles hay que realizar un trámite previo que se llama “Aprobación o autorización del sistema”, mediante ese trámite se aprobara el modelo a utilizar si se cumplen los requisitos establecidos en la Resolucion 261/10.
Si el modelo esta correcto, se aprueba desde la Delegación Regional mediante la Disposición administrativa del delegado Regional del Ministerio y se le asigna un numero que cada vez que la empresa solicite hojas móviles deberá mencionarlo.
En cuanto a la rubrica de las hojas móviles, se solicitan bajo la modalidad presencial o por via mails. Si los requisitos están correctos, se caratula el expediente, se procesa y el sistema genera la constancia de habilitación de hojas móviles donde se detalla la cantidad, numero de tomo asignado con numero de serie.
- PRINCIPALES CAMBIOS EN LA RUBRICACION.
El Ministerio de Trabajo de la Provincia de Buenos Aires, mediante la Resolución 230/2022, establece un código QR como medio de protección de tipo informático en las hojas móviles que utilizan los empleadores en la jurisdicción de la provincia y allí se indican los requisitos de impresión de este. Además, se unifican los parámetros de las hojas móviles a fin de garantizar la seguridad del nuevo sistema.
Así, el código de barras se reemplaza por el código por el código QR.
Cabe aclarar, que se modifican diversos artículos de la Resolución MT Bs. As 261/2010 que aprobó el sistema unificado de tasas retributivas de servicios administrativos.
Así se modifica el artículo 8 donde se indican los parámetros en la registración de los datos en las hojas en papel de seguridad:
La impresión de las registraciones deberá efectuarse solo en el frente de la hoja, respetando los márgenes.
Encuadrar las hojas en tomos de hasta 500 folios, debiendo preservar el margen izquierdo, manteniendo inalterable y legible el código QR.
Limitar la tipología para la registración como mínimo al tamaño 10 de la fuente Times New Roman o al tamaño 9 de la fuente Arial o al tamaño 10 de la fuente Courier New.
Cada tomo deberá ser cerrado en la Delegación Regional donde se rubrica, debiendo el interesado reiniciar el siguiente tomo en el folio 1.
Además, se modifica el artículo 7 de la citada Resolución, el cual queda redactado de la siguiente manera: “Determinar que las hojas de rubricas y las obleas para validación de libros con las especificaciones técnicas de seguridad que se detallan en el Anexo III, serán de utilización obligatoria en toda rubrica”.
También, se modifica el artículo 8 del Anexo I de la Resolución MT Bs. As 261/2010, que establece el procedimiento que debe seguir el Área rubrica de las Delegaciones Regionales, en relación con la actualización de datos del empleador:
Controlar que la documentación presentada coincida con los datos cargados por el empleador en el Formulario de Actualización del Sistema Administrador de Empresas.
En caso de que corresponda, podrá modificarse la actualización de datos, en los siguientes casos; a) repetición de domicilios, b) cantidad de trabajadores adjuntado a la documentación que corrobora la modificación (altas y bajas) debiendo emitir un nuevo formulario de actualización, el que suscribirá y adjuntara al presentado por el empleador.
Entregar al empleador talón comprobante de entrega de documentación debidamente intervenida por el responsable del área y agregar el formulario de actualización impreso en el expediente.
Gestionar a través del Sistema GDEBA la caratulacion del expediente.
Por último, se modifica el artículo 16 del Anexo I de la Resolución MT Bs. As 261/2010, el que queda redactado del siguiente modo:
“Vencido el plazo para retirar la documentación solicitada por el empleador, el delegado regional podrá optar por intimar por un plazo perentorio de tres (3) días hábiles para que lo retire o remitirlo al domicilio constituido del empleador, a costa de este, si alguna de estas diligencias fracasa, se remitirá el material a la Dirección General de Administración para su reasignación”.
SÍNTESIS
Este trabajo pretende colaborar con los profesionales que necesitan tramitar la rúbrica de documentación laboral ante organismos administrativos tales como el Ministerio de Trabajo de la Provincia de Buenos Aires; esperando sea de utilidad para abogados, contadores, licenciados en recursos humanos que diariamente concurren al Ministerio y comentan su preocupación cuando deben hacer gestiones ante el ente administrativo.
ANEXO II
ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE EMPRESAS
Documentación presentada: (tildar lo que corresponda)
[ ] Nota de solicitud de trámite firmada por el Presidente (en caso de SA) o Gerente (en caso de SRL) o titular (persona física) o apoderado. En todos los casos, dicha firma deberá estar certificada por Escribano, Juez de Paz, Entidad Bancaria o por esta Autoridad Administrativa, debiendo acreditar la representatividad invocada.
[ ] Fotocopia certificada del estatuto social, el que deberá consignar designación de autoridades y domicilio legal actualizado (sólo para personas jurídicas).
[ ] Documento original y Fotocopia del titular, apoderado o socios o gerente o representante legal.
[ ] Formulario de actualizaciones por duplicado, con firma certificada por Escribano, Juez de Paz, Entidad Bancaria o por esta Autoridad Administrativa, debiendo acreditar la representatividad invocada.
[ ] Fotocopia de formulario de AFIP, F931 (último).
[ ] Fotocopia habitación municipal.
[ ] Certificado de domicilio de Ingresos Brutos (ARBA)
[ ] Constancia de inscripción como empleador en AFIP.
[ ] Constancia de inscripción a AFIP.
Recibida por: ______________________ Fecha: _________________________________
(firma y sello)
ANEXO III
AL
MINISTERIO DE TRABAJO
PROVINCIA DE BUENOS AIRES
S / D
Referencia: Centralización de documentación laboral
De mi mayor consideración:
Quien suscribe Sr. _____________________________ en mi carácter de ____________________________ con domicilio legal en la Calle ______________________, de la localidad de ___________________ provincia de____________, solicito la centralización de la documentación laboral de la empresa en el domicilio de la calle ____________________ de la localidad de___________________, Provincia de Buenos Aires.
Asimismo, manifiesto en mi carácter de declaración jurada que la empresa posee el 100,0% del personal en esta ciudad. A fin acompaño la siguiente documentación:
- Fotocopia certificada (con la constancia inscripción en IGJ o DPPJ) de:
- Estatuto social
- Acta de designación de autoridades
- Acta de domicilio legal actualizado
- Poder y/o acreditación de representación
- Fotocopia DNI del titular o socios (socio para empresas unipersonales o sociedades irregulares de hecho)
- Constancia inscripción en AFIP.
- Constancia inscripción como empleador en AFIP.
- Fotocopia Formulario F.931 (últimos 2 periodos pagos) y/o para inicio de actividad altas tempranas.
- Nómina de personal con carácter de declaración jurada y firma certificada (según último F. 931, deberá identificar el lugar de trabajo de los empleados detallando domicilio, localidad y provincia de cada uno)
- Certificado de domicilio ARBA para cada una de las sucursales o Convenio Multilateral (F. CM1 y F.CM2) o última declaración jurada anual Convenio Multilateral.
- Habilitación municipal de los establecimientos o lo que haga a sus efectos según la actividad, que puede ser permiso, habilitación, contrato de comodato, contrato de locación, escritura, data fiscal o contrato de concesión de obra o de locación de servicios. Esta documentación será requerida para cada lugar de trabajo.
A continuación, detallamos sucursales:
| Domicilio real establecimiento | Cant.* | Porc.* |
Cantidad total de trabajadores en la empresa: __
Sin otro particular saludo atentamente.
Firma, aclaración y certificación
(escribano, banco o policía)